成都展会搭建前要准备什么？活动公司与制作工厂的分工指南

展台已经在工厂做完，到了展馆却发现进场手续没办好；现场需要调整画面，设计负责人又不在。这些问题看起来发生在搭建当天，原因往往是前期没有把资料、时间和责任对齐确认。

准备成都展会搭建时，活动公司与制作工厂最好围绕同一份项目清单开展工作。先确认展位条件与当届展会要求，再落实生产、运输、进场及验收安排，比单独盯着“哪天开始搭”更完整。

第一件事：拿到当届展会的文件

不同展会，即使在同一座展馆举办，也可能有不同的申报时间和服务安排。不能沿用上一场的经验，默认这次流程与上次相同。

以主办方公布的2026 成都国际酒店及商业空间展览会参展商手册为例，文件分别列出了图纸提交、搭建商资料、布撤展时间等安排。这里引用的是流程示例，具体项目的截止日期、费用和施工要求，应查看自己参加的那一届展会文件，并核对后续通知。

活动公司拿到资料后，应及时同步给制作工厂。哪些手续由展商办理，哪些由搭建方提交，哪些需要双方配合，最好逐项确认。

先确定信息，再讨论谁负责

第一次合作时，很容易用一句“全包”概括所有事情。但双方对这个词的理解未必一致。

更实用的方式，是把需要完成的工作写出来，再确定各自的配合范围。下面是一份可供沟通的分工示例，具体仍应以双方约定和主办方要求为准。

表格不是为了把责任推给哪一方，而是为了让每项工作都有明确的对接人。即使同一家公司承接多个环节，也需要在内部指定负责人。

制作前，把展品和使用方式说清楚

展台方案不能只看整体造型，还需要对应实际展品。

产品有多大、多重，是放在柜里还是让观众上手体验？需不需要持续供电？现场是否准备洽谈桌、储物空间或工作人员操作区？这些信息会影响展柜、地台和设备位置。

四川天通展览展示有限公司的珠江啤酒展台案例，包含工厂木作制作、现场安装以及产品陈列与洽谈区域的实景。对于这类品牌展台，活动团队应提前把产品数量、展示方式和现场接待需求交代清楚，让展具制作有具体依据。

如果展品后期才确定，也要把变化及时反馈给制作方。柜体完成后再换成另一种尺寸的展品，可能需要重新调整，不能只当成摆放位置的小改动。

工厂完成时间，要与进场时间倒着排

布展当天才收到全部物料，项目团队几乎没有处理差错的余地。

排期时可以从展馆允许的进场时间往前倒推，安排装车、工厂检查和需要的修补时间。现场需要预留多少安装与调试时间，则要结合展台复杂程度和作业条件讨论。

遇到灯箱、定制展柜或异形结构，可以在出厂前检查主要部件的配合情况。需要客户确认的画面和颜色，也应尽量在这个阶段确定，避免把集中确认拖到展馆现场。

四川天通展览展示有限公司的工厂位于四川雅安。对于在成都落地的项目，沟通制作排期时仍应把运输、卸货和进场衔接单独考虑，不能把“工厂已完成”直接等同于“展位已具备交付条件”。

现场需要一个能确认变更的人

展台安装过程中，有时会发现位置需要微调，或者客户临时提出新增需求。此时最容易耽误进度的，是现场没人能确认。

活动公司可以提前确定一位主要对接人，并约定哪些问题由其决定，哪些需要品牌方确认。涉及新增费用或交付时间变化的，应说明影响后再执行，并保留确认记录。

对于结构、电气等专业问题，仍应由相应人员判断，并按主办方及场馆要求处理。现场项目负责人负责组织沟通，不能用一句“赶紧弄好”代替必要的确认。

这样做也方便管理版本。改了哪张画面、调整了哪个位置，相关人员能够查到，而不是各自在不同的聊天记录里施工。

验收和撤场，也应提前进入清单

开展前的验收，除了检查画面与造型，还应结合实际使用，检查灯光、展具、设备和储物等安排。重要区域可以留存照片，发现问题时明确处理人与完成时间。

撤展同样需要提前安排。哪些构件保留、由谁运走、是否有后续存放位置，最好在活动结束前确认。临到撤场才讨论，容易出现物料无人接收、包装不足或者运输衔接不上的情况。

找成都展览工厂合作时，可以把这份清单作为询问和对接的基础。方案之外多确认一步，工厂制作与现场执行就多一分把握，活动团队也更容易向客户交代项目进度。

常见问题

报馆是不是找了制作工厂就会自动办理？

不能默认包含。应先核对当届展会要求，再约定谁负责申报、谁提供资料，以及相关费用如何处理。

一定要由活动公司到现场验收吗？

应明确谁代表客户确认交付。若主要负责人不能到场，可事先约定远程确认方式和现场授权范围，并保留检查与确认记录。

展台制作与搭建咨询

四川天通展览展示有限公司

业务：展览展示制作、商业美陈、活动巡展及现场搭建。

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